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La BENC travaille directement dans le Sudoc pour la création de notices bibliographiques et l'ajout des exemplaires. Des informations supplémentaires sont ajoutées après les transferts automatiques quotidiens (environ 60-80 notices chaque jour) : création éventuelle et contrôle des autorités (qui ne sont pas transférées depuis le Sudoc); ajout du code-barres du document et de la catégorie de prêt. Le code-barres est de plus en plus ajouté directement dans WinIBW et transféré.

La BENC attend donc la mise au point d'une passerelle de transferts Sudoc.
Si la passerelle est correctement développée, on peut espérer travailler davantage directement dans WinIBW, pour renseigner tout de suite et une seule fois TOUTES les données d'exemplaires (cote, localisation, statut de PEB et de prêt, code barres). La contrepartie est que toutes les modifications doivent se faire ensuite dans le Sudoc... ce qui peut être pénible à faire pour des masses de documents.

Pour le moment, un script aimablement fourni par Frédéric Demians, de la société Tamil nous permet de transformer les données d'exemplaires pour les adapter au format Koha. A l'aide de quelques scripts bash complémentaires, on arrive au résultat suivant :

• l'Abes transfère le fichier des notices modifiées automatiquement;
• les notices d'exemplaires du fichier sont transformées (les données des champs 930 et 945 de l'Abes sont ventilées dans les sous-champs du champs 995);
• un mail est envoyé à l'administrateur comportant le nom du transfert, le nombre de notices traitées, et le fichier produit par le script en pièce jointe;
• l'administrateur charge le fichier manuellement dans Koha, en utilisant l'interface web pour dédoublonner sur le champs 001, qui contient le PPN.

On est donc en semi-manuel, ou semi-automatique, selon le point de vue ;-)

MISE A JOUR - Avril 2011

La version 3.06 contient plusieurs scripts qui permettent d'automatiser les chargements Sudoc à peu de frais, mais sans garantie totale du fonctionnement.

Le principe est d'utliser le mécanisme habituel du Sudoc puis de passer la main à Koha et aux scripts intégrés de chargement de notices MARC. Une fois le préchargement fait, avec reconnaissance des notices déjà présentes et des notices nouvelles, Koha procède au chargement proprement dit. A la fin de l'opération, il envoie un message à l'administrateur.

Un problème reste néanmoins présent, celui des fusions de notices dans le Sudoc : lorsque des notices sont fusionnées dans le Sudoc, le PPN de la notice supprimée est reporté dans le 035 de la nouvelle notice. Et cette notice est envoyée automatiquement à tous les établissements localisés sur l'ancienne ; à l'arrivée, la correspondance ne se fait pas, puisque le PPN est en 001 en local et en 035 dans la notice entrante. Un rapport permet de retrouver ces notices mais c'est du contrôle à posteriori.

Bref, je ne peux que recommander les moulinettes Sudoc développées par les sociétés Tamil et Biblibre, qui sont diponibles aux adresses suivantes :

http://www.tamil.fr/sudoc/sudoc.html pour celle de Tamil

http://git.biblibre.com/?p=sudoc.git;a=summary pour celle de Biblibre

D'autres problèmes souvent évoqués concernent :

- la présence d'un $0 en 955, qui complie la récupération des états de collection de périodiques dans Koha;

- le dédoublonnage des autorités, trop nombreuses dans le Sudoc.

NB : les fichiers joints reprennent la moulinette locale, mais sans aucune garantie. Réutilisation à vos risques et périls.