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La complexité d'organisation des espaces de la bibliothèque impose d'utiliser un fichier topographique informatisé pour localiser les ouvrages. C'est aujourd'hui une application en PHP/Mysql liée à l'OPAC de Portfolio par une surcouche PHP développée avec la librairie CURL.
Le point de raccordement entre l'OPAC et la base topographique est la cote, a priori unique dans la bibliothèque.

Plusieurs hypothèses sont possibles :

1. conserver l'application actuelle en PHP et la greffer sur la base de production de Koha. Cela semble jouable a première vue, au regard de la structure de la base de Koha : une table items rassemble toutes les informations d'exemplaires utiles pour la gestion topographique.
2. remplacer l'application PHP par son homologue en Perl et le proposer comme un module optionnel pour Koha. Intéresserait sans doute d'autres bibliothèques.

Dans les deux cas, il faut modifier la grille d'affichage des exemplaires pour y ajouter les informations topographiques (site / salle / numéro d'étagère).

Après de nombreux essais, voici ce qui a été retenu, pour ne pas avoir à modifier la structure de la base Koha:

• définir les différents sites de la bibliothèque comme des succursales, ce qui permet les transferts et la gestion des réservations sur plusieurs localisations;
• utiliser le champ Koha location (mappé chez nous avec le 995 $j) pour spécifier la salle;
• utiliser le champ Koha uri (mappé chez nous avec le 995 $7) pour spécifier le numéro d'étagère.

L'intérêt de cette méthode est de pouvoir définit toutes les informations directement dans la base, sans passer forcément par l'API Koha. C'est dangereux, je sais, mais un script permet de limiter la casse, il s'agit de maintenance/sync_items_in_marc_bib.pl : ce script réécrit une partie des données stockées en XML, notamment biblioitems.marcxml, à partir des données d'exemplaires présentes dans la base. Il est donc lancé avant la réindexation Zebra, pour assurer la cohérence des recherches avec Zebra.